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「なぜか、自分だけ仕事が多すぎないか？ちょっと疲れてきたよ･･･」
ほとんどの場合、それ勘違いじゃありません。
同僚は定時で帰っているのに、あなただけが残業続き。
休日も仕事のことが頭から離れず、心身ともに疲れ果てている･･･
しばらく休む、転職などで大きく環境を変えないと、これからの人生に悪影響を及ぼします。
タイアップ
| 詳細情報 | |
|---|---|
| 運営会社 | 株式会社パソナキャリア |
| 公式サイト | https://www.pasonacareer.jp/ |
| 許可・届出受理番号 | 13-ユ-010444 |
| 求人数 | 4.5 万件 |
| 対象地域 | 全国 |
| サービス形体 | 転職エージェント |
| 強み | 管理職 日系 |
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なぜ忙しい人に選ばれるのか？
現職で忙しい中、コンサルタントからあなたへのピンポイントの求人の紹介と手厚いサポートにより、入社した後も含めた成功が期待できるからです。
他のメジャーなリクルートやCMでお馴染みのビズリーチでは、幅広いスコープで次々と求人情報が送られてきますが、あまりにも多過ぎてどれが本当に自分に合うのか、自分の市場価値に見合ったポジションなのかわかりなくなる「オオカミ少年」状態に。
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本当に自分だけが忙しいのは、思い込みでしょうか？
短絡的に休んだり転職したりして結局これからの人生に悪影響が出る可能性もあります。
この記事では、仕事量の偏りについて客観的な判断基準を示すとともに、思い込みだった場合、本当に自分だけに仕事が集中している場合、それぞれについて、適切な対処法を詳しく解説していきます。
本当に自分だけ仕事量が多いのか？3つの判断基準
もし、疲れて疑問に思い始めたのなら、早めに次の３つを確かめてみてください。
繰り返しますが早めに、いやっ！今すぐに！
1. 同僚との仕事量の比較
一人あたりの業務範囲を比べてみましょう。
具体的には「顧客の数」、「担当するエリアの数」、「関わっている社内部署の数」などカテゴリごとで比較してみましょう
2. 時間外労働 (残業、休日出勤など) の実態を記録
自己防衛として週あたりの残業時間を記録しましょう。
もし仮に未払い残業代を法的手段で請求するまで事態が悪化したときに、強力な武器・証拠になります。
タイムカードの記録をスマホで撮る、一覧で入手できるならダウンロードして印刷して持っておくなどの方法です。
人事システムで在社時間よりも短い残業時間を申請することが多いですが、それでは実際の総労働時間が反映されないので、自ら出社退勤の記録を打刻した時刻を画面スマホで写真を撮ったり手帳に残したりしてください。
出退勤だけではなく休憩時間の取得状況も記録して、可能なら他部署との比較をするのが良いでしょう。
3.持ち帰り仕事の状況
仕事を持ち帰っているのなら、その記録も必要です。
何かしらの緊急対応についても後で良いので頻度を把握します。
もし、勘違いだったら･･･
これらを調べて、他の同僚も自分と大して変わりがないことがわかったら、その忙しさが会社あるいは業界特有のものということになります。
それでももし、「心身に影響が出ている」、「自分のキャリア形成を阻害している」と感じるなら、自分の力では変えることができないので転職などで環境を変えることを考えてみてください。
本当に忙しいのが自分だけなのが明らかなら
もし自分だけに仕事が偏っていることが明らかなら、次に説明する方法で、原因を探ってください。
それにより対応する方法が変わってきます。
仕事量が偏る5つの主な原因
現実にはどんな職場でも、さまざまな要因で仕事量に偏りがでてしまうものです。
適切な対策を講じるためには、その原因を特定する必要があります。
1. 上司の業務配分における問題
マネジメントスキルの不足
多くの場合、上司のマネジメントスキル不足が業務の偏りを生む原因となっています：
- 部下の能力や職場の状況の把握が不足
- 適切な業務配分のスキル不足
- フォローアップの不足
- そもそも実現不可能な組織目標設定
こんな上司、たまったもんじゃありません！
特定社員への依存
「できる人」に仕事が集中する現象はよく見られます。でも
- 信頼できる社員への過度な依存
- 新しい人材の育成不足
- 属人化を放置する傾向
は、「できない上司」の特徴です。
コミュニケーション不足
上司と部下の間のコミュニケーション不足も大きな問題です。これには
- 定期的な 1 on 1 ミーティングの欠如
- 相談しづらい雰囲気
- 業務状況の共有不足
といったマネジャーとしての責任回避が根底にあります。
2. 職場環境の構造的問題
このケースではほとんどが、個人と言うより組織単位で仕事量が偏ってしまいます。
慢性的な人手不足
人手不足は多くの企業が抱える構造的な問題ではありますが
- 採用難による人員補充の遅れ
- 退職者の補充が間に合わない
- 適切な人員配置ができていない
- 人材育成を行っていない
これだと自分だけではなく、周囲の同僚みんな疲弊しているはずです。
身近な上司というよりはトップマネジメントの責任ですね。
属人化した業務の存在
特定の人にしかできない業務の存在は、仕事量の偏りを生む大きな要因です。
- マニュアル化されていない業務
- 技術やノウハウの共有不足
- 引き継ぎが困難な業務の存在
こういった状況は、Job Descriptionと言う名のもとに人に仕事がつく米国系企業に多くみられます。
実際に今僕が働いている会社は、まさにこんな状況ですね。
非効率な業務プロセス
業務プロセス自体に問題がある場合も少なくありません。
- 無駄な手順や確認作業
- 古いシステムによる非効率
- 不必要な会議や報告
こちらは、JTC (伝統的日本企業) とされる会社に多くみられる傾向です。
3. 個人の性格・行動特性
もしかすると忙しすぎるのは、あなた自身に以下の素地があるからなのかもしれません。
断れない性格による影響
「No」と言えない性格は、仕事の抱え込みにつながります。
- 周囲からの依頼を断れない
- 自分の限界を超えても引き受けてしまう
- 他人に迷惑をかけたくない意識
完璧主義がもたらす負担
必要以上の完璧さを求めることで、自分自身に負担をかけている場合もあります。
- 細部にこだわりすぎる
- 他人に任せられない
- 必要以上の質を求める
効率の悪い仕事の進め方
自身の仕事の進め方に問題がある可能性も考慮する必要があります。
- 優先順位付けの誤り
- 時間管理の甘さ
- 非効率な作業手順
要するに、自分の要領の悪さが、自分だけに仕事が集中しているんじゃないかと勘違いする要因になっていないかと言うことです。
自分ではなかなかわからないものです。
4. 期待値と能力の関係
高評価による業務集中
良い評価を得ることで、かえって仕事が集中してしまうケースもあります。
- 「デキる人」として高い評価
- 責任ある仕事の増加
- 周囲からの期待の高まり
スキルレベルの差
チーム内でのスキルレベルの差が、業務の偏りを生むこともあります。
- 経験値の差
- 専門知識の有無
- 技術力の差
信頼による仕事の集中
信頼は良いことですが、それが仕事の集中を招くこともあります。
- 重要案件の担当が増える
- クライアントからの指名
- 社内での頼られる存在に
うまくキャリアアップにつながれば我慢できそうですが、これを会社が評価しないなら見切りをつけた方が良いです。
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5. 業務管理の問題
いつどの程度の業務をするのかが適切でなかった場合にも、業務の偏りやそれに対する不満が発生しがちです。
マルチタスクによる負担
複数の業務を同時進行させると少なからず負担になります。すると
- 集中力の分散
- スケジュール管理の複雑化
という悪循環に陥ることも。
締切管理の甘さ
できる限り早く済ませてしおうと無理をして締切を設定してしまうと
- 複数の仕事のデッドライン (締切) が近すぎる／重複
- そもそも計画に余裕がなさすぎる
- 突発的な作業の発生
といった結果を招きます。
「クリティカル・パス」という考え方があります。
ある作業が完了しないと、特定の他の作業が早めに完了したとしても納期が変わらないので、先に進めるだけ無駄、ということが工程管理のフレームワークです。
タイムラインとガントチャートを書いて、必要な作業工程と締切を把握しましょう。
優先順位付けの未熟さ
- 重要度と緊急度の混同
- 場当たり的な対応
- 長期的視点の欠如
そんなとき、こちらのマトリクスを使って優先順位を決めてみてください。
まず縦軸が緊急度 (高/低)、横軸が重要度(大/小)のマトリクスを作ります。
いま受け持っている仕事それぞれの緊急度と重要度を考え、仮決めでこの表に案件をプロットしていきます。
そして基本はA→B→C→D で片付けていきます。
| 重要度(大) | 重要度(小) | |
| 緊急度(高) | A | B |
| 緊急度(低) | C | D |
ただし緊急度も優先度も低いからといって、仕事を放置し続けたら信頼を失います。
ですから優先度にかかわらず 15分以内で終わる仕事は、その場でじゃんじゃん片付けてしまいましょう。
仕事量の適正化に向けた4つの対処法
自分だけ仕事量が多いことが明らかとなったら、具体的な対処法を考えていきましょう。
1. 業務の可視化と分析
タスクの洗い出し方法
まずは次のステップで現状の業務を可視化することから始めます。
- 全ての業務をリストアップ
- 各業務にかかる時間を記録
- 定常業務と臨時業務を区分
- 優先順位をつける
工数の測定手法
正確な工数を把握することで、適切な業務配分が可能になります。
- タイムトラッキングツールの活用
- 業務日報の作成
- 作業時間の記録と分析
業務日報は文章ではなく作業内容とかかった時間だけでOKです。
Outlookの予定表や日ごとのスケジュールが書き込める手帳に一言で記録すると良いでしょう。
あまりこだわりすぎて、それが記録するのが目的になってしまうのは本末転倒です。
課題の特定方法
業務の可視化によって見えてきた課題を整理します。
- ボトルネックの特定
- 重複業務の洗い出し
- 効率化可能な業務の抽出
ボトルネックとは、その作業が終わらないことが原因で他の業務が進展しない、取り掛かることができないことです。
効率化とは、他の人にやってもらう、外注する、簡略化する、そもそも「やらない」のいずれかです。
2. 上司への相談と交渉
さきにも説明した通り、業務の偏りの大きな原因は、上司のマネジメント力の不足です。
ちゃんとマネジメントに真剣に取り組んでもらうよう働きかけてみましょう。
具体的な相談の仕方
上司に説明するにしても、マネジメント能力の無さを問うことになるので、少なくとも以下のことを心がけて臨んでください。
- 現状の数値データを用意
- 具体的な改善案を準備
- 建設的な話し合いを心がける
それぞれの方法はこちらを参考にしてください。
データに基づく説明方法
上司への相談は、先に説明した「時間外労働 (残業、休日出勤など) の実態を記録」が大変重要です。
そのデータを使って視覚的にデータを示すと、上司との交渉が有利になります。
- 業務量の推移グラフ
- 残業時間の統計
- 他部署との比較データ
改善案の提示方法
具体的な改善案を提示することで、上司も対応しやすくなります。
- 短期的な改善案
- 中長期的な対策
- 必要なリソースの提示
この２つを徹底し、感覚的にならず建設的な話し合いを進めることができます。
これだけやれば、その上のマネジメントへの交渉もしやすいですし、何より上司が対応せざるをえなくなります。
それでも何もしない・できないようなら、真剣に転職などで環境を変えた方が良いです。
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3. 業務効率化の実践
上司に相談するにしても、手ぶらでは何も進まない可能性が高いです。
どうすれば状況を打開できるか考えてた上で臨むと結果が全然違います。
業務プロセスの見直し
次の手順を踏むと、業務プロセスの効率化が図れます。
- 無駄な手順の削除
- 承認プロセスの簡略化
- 自動化可能な作業の特定
ツールの活用
適切なツールの活用で効率を上げることができます。
- プロジェクト管理ツール
- コミュニケーションツール
- 自動化ツール
プロジェクトを管理するには、ガントチャートの作り方や、コミュニケーションの取り方にコツが必要です。
これがオールインワンですぐに使えるツールがこちらです。
個人、団体関係なく使用することができ、今ならちょうど無料で試していただけます。
上司や会社への導入を提案する前に、無料で個人で手応えを感じていただけます。
無駄な作業の停止
以下を疑問視して、本当に必要な作業かどうかを見極めます。
- 形骸化していないか（完了しても役に立っていない作業）
- 重複していないか
- そもそも出席や開催が不要な会議ではないか
4. チーム内での協力体制
業務分担の見直し方
チーム全体での効率的かつ公平、適切な業務分担を検討します。
- 各メンバーの強みを活かした適材適所になっているか
- 負荷が平準化されているか
- スキルアップを踏まえてジョブローテーションを導入できないか
知識共有の仕組み作り
ナレッジの共有により、業務の属人化を防ぎます。
- マニュアルの整備
- 定期的な勉強会
- 情報共有会議の実施
米国の会社にありがちな、業務に人がつくことを回避します。
サポート体制の構築
お互いにサポートし合える体制を作ります。
- ペア制の導入
- バックアップ担当の設定
- チーム内での相談体制
以上のことは本当なら、あなたの上司 (マネジャー) が何も言わなくても配慮しなければならないことなんですが･･･。
改善が見られない場合の対応
すべての対策を講じても改善が見られない場合、次のステップを検討しましょう。
部署異動の検討
異動申請のタイミング
次のうち一つでも該当するなら、間違いなく部署異動を考えるタイミングです。
- 上司に相談してから1年以上改善が見られない
- 心身の疲労が限界に達している
- 自らが望むキャリアプランとの不一致
準備すべきこと
- 希望部署の情報収集
- 必要なスキルの確認
- 上司との事前相談
社内エージェントフリー制とも言うべき、社内公募制がある会社なら、その募集時期に向けて最長1年かけて準備を進められます。
しかし、そういった人事システムがなければ、多くの場合直属の上司にその権限はないため、一つ二つ上の上司、もしくは人事部に個別相談をお願いすると良いです。
今は、そういった心身に関わるような事象を無視することが、労働基準法に関わってくる可能性があるため、無視されることはないと思います。
万が一にでも無視されたり放置されたりするなら、即座に転職で別の転機を探すのが妥当です。
引き継ぎの進め方
実際に異動や転職となった場合に、誰かに業務を引き継ぐことを想定し
- 業務マニュアルの作成
- 段階的な引き継ぎ計画
- 重要事項の確実な伝達
への準備を進めておきましょう。
すすめする理由は、その準備がモチベーション (踏ん切り) を高めるからです。
転職の判断
転職を考えるべきタイミング
次のように重い業務負担が長い期間続き、改善の見込みが立たないようなら、早めに転職を検討し始めてください。
ただし、感情的な判断は避け、次の客観的な指標を確認することが重要です。
- 残業時間が常態的に月80時間を超えている
- 休日出勤が頻繁に発生し、代休取得が困難
- 上司や人事部門との話し合いを行っても状況が改善されない
- 心身の健康に影響が出始めている
転職に向けて先に準備すべきこと
転職を検討する際は、計画的な準備が成功への鍵となります。具体的には
自己分析
- 過去に遡って自分が何をしたかったか
- また自分が持っている取得できそうな資格
- 実務敬遠経験
- キャリアプラン
なりたい自分とのギャップを埋めるには何が不足しているかを見定めます。
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外資系を狙うなら「JACリクルートメント」
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| 詳細情報 | |
|---|---|
| 運営会社 | 株式会社ジェイアイシーリクルートメント |
| 公式サイト | https://www.jac-recruitment.jp/ |
| 許可・届出受理番号 | 13-ユ-010227 |
| 求人数 | 4.5 万件 |
| 対象地域 | 全国 |
| サービス形体 | 転職エージェント |
| 強み | 管理職 外資系 日系 |
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首都圏の金融・IT企業を狙うなら「コトラ (KOTORA)」
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| 詳細情報 | |
|---|---|
| 運営会社 | 株式会社コトラ |
| 公式サイト | https://www.kotora.jp/ |
| 許可・届出受理番号 | 13-ユ-010833 |
| 求人数 | 2万件以上 |
| 対象地域 | 主に首都圏内 |
| サービス形体 | 転職エージェント |
| 強み | 管理職 外資系 日系 |
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まだまだ日本は東京に求人が集中しています。
だから優秀な人が求めるキャリアは東京・首都圏内が断然有利です。
それは、関西に住む僕が肌で感じること。
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ただし、他の地域で転職先を探す人には向いていません。
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まとめ
自分だけが忙しい状況は、キャリア形成を阻害することに繋がりかねません。
それでも、感情的な判断を避け、客観的な状況分析に基づいて行動することが重要です。
「キャリア形成」とは決して待遇が上がるとか、年収が上がる、ポジションが上がるだけでは満たされないことだと思います。
心身ともに健康で、今後の道筋の中で悔いが残らない人生を形づくることだと思います。
僕も、取り返しのつかない大失敗があり、悔いても悔いても返らないものでした。
だからこそ、真剣に自分のやるべきことに集中するためにも、自分だけが忙しい状況から脱して、冷静に人生を見極めることができる環境に移ることが大切なのです。
